به منظور شفاف‌سازی تدریجی مبادلات فعالیت‌‌های اقتصادی و در راستای ایجاد زیرساخت مالیات الکترونیکی و تحقق اهداف دولت‌ الکترونیکی و اقتصاد مقاومتی، همچنین جهت تسهیل در شناسایی درآمد واقعی مودیان و رعایت عدالت نسبی مالیاتی در بخش صاحبان مشاغل، پروژه راه‌اندازی و بهره‌برداری شبکه صندوق فروش در سازمان امور مالیاتی کشور تعریف شده است.
در آیین نامه اجرایی تبصره (۲) ماده (۱۶۹) اصلاحی قانون مالیات های مستقیم به منظور تعریف سامانه صندوق فروش آمده است که سامانه‌ای اعم از صندوق فروش یا رایانه یا پایانه پرداخت متصل به شبکه پرداخت بانکی یا نرم افزار کاربردی که به اختصار ” تجهیزات مشابه” نامیده می شوند، شامل سخت افزار و نرم افزار با امکان اتصال به سامانه سازمان که حداقل قابلیت لازم برای ثبت اطلاعات فروش کالا و خدمات واحد کسب و کار را دارد. این سامانه براساس استانداردهای نرم افزاری و سخت افزاری که توسط سازمان و با همکاری وزارتخانه های ارتباطات و فناوری اطلاعات و صنعت، معدن و تجارت تعیین می شود طراحی و مدیریت می گردد. این استانداردها شامل ضمیمه هایی است که پیاده سازی اطلاعات را در محیط ‌ های سیستم عامل ‌ های مختلف فراهم می نماید.
اشخاص مشمول نصب و استفاده از این سامانه مکلف‌اند پس از انتشار آگهی فراخوان، حداکثر تا پایان دی ماه همان سال نسبت به نصب سامانه صندوق فروش و ثبت درخواست تخصیص شماره شناسه در درگاه عملیات الکترونیکی سازمان به نشانی www.tax.gov.ir با ذکر ویژگی و مشخصات سامانه صندوق فروش اقدام نمایند. صاحبان مشاغلی که پس از انتشار آگهی فراخوان در هر سال، تأسیس یا ایجاد می‌شوند نیز مکلف‌اند ظرف چهار ماه از شروع فعالیت، نسبت به نصب این سامانه و ثبت درخواست اقدام نمایند. در این راستا، سازمان امور مالیاتی کشور مکلف است ظرف دو ماه پس از ثبت درخواست اشخاص مشمول و بررسی موضوع، در صورت تطابق مشخصات فنی سامانه صندوق فروش با ویژگی‏های اعلام شده نسبت به تخصیص شماره شناسه برای هر سامانه صندوق فروش اقدام نماید.
در مرحله بعدی، اشخاص مشمول مکلف‌اند از ابتدای اولین ماه بعد از تاریخ اخذ شماره شناسه، نسبت به راه‌اندازی و بهره‌برداری از سامانه صندوق فروش و ثبت معاملات خود در آن و صدور صورتحساب فروش کالا و خدمات یا حسب مورد، رسید خرید صادر شده از پایانه پرداخت متصل به شبکه پرداخت بانکی، اقدام کنند.
در مورد اشخاص مشمول که نرم‌افزار سامانه صندوق فروش آنها دارای قابلیت ثبت عملیات خرید و فروش (کالا و خدمات) و هزینه و نگهداری حساب موجودی کالا باشد، اطلاعات خروجی سامانه مزبور، جایگزین دفاتر، اسناد و مدارک مشمولین می‌شود.
همچنین به منظور ایجاد تناظر بین معاملات ثبت شده در سامانه صندوق فروش و پرداخت‌های انجام شده در شبکه پرداخت بانکی، اشخاص مشمول مکلف‌اند شماره حساب یا حساب‌های بانکی مورد استفاده برای فعالیت شغلی خود و شناسه یکتای پایانه پرداخت متصل به شبکه پرداخت بانکی مورد استفاده در واحد شغلی خود را از طریق درگاه عملیات الکترونیکی سازمان اعلام کنند. بر این اساس، اشخاص مشمول مکلف‌اند در موارد استفاده از حساب بانکی جدید یا پایانه پرداخت متصل به شبکه پرداخت بانکی جدید، مراتب استفاده را ظرف ده روز از طریق درگاه عملیات الکترونیکی سازمان اعلام نمایند.
اشخاصی که از سامانه صندوق فروش استفاده می‌نمایند مکلف‌اند در هنگام رسیدگی، حسب درخواست کتبی مأموران مالیاتی ذی ربط، ضمن ارائه دستورالعمل نحوه کار با سامانه یادشده، امکان دسترسی لازم به اطلاعات آن سامانه را فراهم نمایند.
در مواردی که اشخاص مشمول به هر دلیل تصمیم به کاهش تعداد سامانه صندوق های فروش را داشته باشند، مکلف‌اند درخواست خود را ظرف(۱۰) روز از روز توقف بهره برداری از سامانه صندوق فروش از طریق ثبت در درگاه عملیات الکترونیکی سازمان به اداره امور مالیاتی مربوط اعلام نمایند.
درخصوص تعطیلی، توقف دائم یا موقت فعالیت شغلی نیز اشخاص مشمول مکلف‌اند این قبیل موارد را چنانچه بیش از یک ماه به طول بیانجامد، حداکثر تا یک ماه از تاریخ تعطیلی یا توقف از طریق درگاه عملیات الکترونیکی سازمان یا به صورت مکتوب به سازمان اعلام یا مراتب را از طریق پست سفارشی به سازمان ارسال کنند. در مواردی که توقف فعالیت واحد کسبی به حکم مراجع ذی¬صلاح قانونی باشد یا در موارد وقوع حوادث غیر مترقبه، اشخاص مشمول مکلف‌اند ظرف سه ماه پس از توقف فعالیت واحد کسبی، مراتب را از طریق درگاه عملیات الکترونیکی سازمان یا به صورت مکتوب به سازمان اعلام یا مراتب را از طریق پست سفارشی به سازمان ارسال کنند. اشخاص مشمولی که فعالیت شغلی آنها تغییر می کند نیز مکلف‌اند ظرف دو هفته، تغییرات انجام شده را از طریق درگاه عملیات الکترونیکی سازمان یا به صورت مکتوب به سازمان اعلام یا مراتب را از طریق پست سفارشی به سازمان ارسال کنند.
لازم به ذکر است معادل ده درصد از مالیات ابرازی عملکرد اشخاص مشمول که توسط سازمان ملزم به استفاده از سامانه صندوق فروش شده اند، مشروط به رعایت کلیه مقررات و مفاد آیین نامه های مربوطه، برای مدت دو سال اول بخشوده خواهد شد. همچنین معادل هزینه‌های انجام شده بابت خرید، نصب و راه‌اندازی سامانه صندوق فروش برای اولین بار اعم از سخت‌افزار و نرم‌افزار متناسب با نیاز واحد شغلی که به تشخیص سازمان خریداری می‌شود با ارائه اسناد و مدارک مثبته از مالیات بر درآمد (عملکرد) قطعی شده اشخاص مشمول در اولین سال استفاده و یا سال‌های بعد قابل کسر خواهد بود.
در پایان باید گفت: عدم نصب یا عدم استفاده از سامانه صندوق فروش فروشگاهی یا عدم ثبت صورتحساب خرید و فروش جرائمی را نیز در پی دارد. بدین صورت که عدم استفاده از سامانه صندوق فروش موجب تعلق جریمه ای معادل دو درصد فروش خواهد بود. مأخذ محاسبه جریمه، آن بخش از فروشی خواهد بود که عملیات آن در سامانه صندوق فروش ثبت نشده و یا اطلاعات آن در اختیار سازمان قرار نگرفته است.