محمدرضا ضیائی، رئیس اداره بهبود روش ها و فرایندها
سال گذشته، سارقین منزل همسایه ما را حسابی مورد عنایت قراردادند و طلا و جواهرات و دلار و هرچه بود را جارو کردند، همسایه چند روزی پیگیری کرد که فایده ای نداشت و هنوز هم ماهیانه یکی دوبار به کلانتری و دادگاه مراجعه می کند، افسردگی خفیفی هم گرفته و کمتر از خانه خارج می شود، به همه هم مشکوک است و خلاصه حال و روز زندگی اش به هم ریخته اما در این میانه یک برنده هم داریم. فرزند همسایه طبقه بالای ایشان که جوانی بود دانش آموخته رشته برق و البته در آن زمان بیکار، با این رخداد و در حال و هوایی که همه همسایه ها به تکاپو افتاده بودند برای ایجاد امنیت در ساختمان و استقرار و نصب دوربین و حفاظ و دزدگیر فوق هوشمند، شروع کرد به تحقیق و مطالعه و بررسی فناوری های مربوطه، یکی از دوستان دوره دانشگاهش را پیدا کرد که در شرکتی مرتبط کارشناس بود. سر خط را از او گرفت و در ضمن نصب دوربین و دزدگیر برای منزل خودشان، کم کم به مرجع علمی همسایگان تبدیل شد و برای دو سه واحد دیگر تبدیل شد به هماهنگ کننده و پشتیبانی کننده و سخن کوتاه، در همان شرکت که برایش سیستم ها را نصب کرده بود، استخدام شد. الان حدود ۵ ماه است که شاغل شده و نسبتاً از شرایط راضی است.
من اسم این را می گذارم تبدیل تهدید به فرصت. او نمی توانست اموال دزدیده شده را برگرداند، اما امنیت خود را و بسیاری از همسایگان را برقرار کرد، شغل به دست آورد و تخصص خود را افزایش داد. ما با چنین مواردی در کار و زندگی بسیار مواجه می شویم و البته استفاده از فرصت ها، بسته به هوش و استعداد ماست.
حال کرونا به عنوا بلایی عظیم بر سرجهانیان فرود آمده و هرروز تعدادی از همنوعان، هموطنان و عزیزان ما را قربانی می کند و در این میان حاکمیت و دولت ها، بسته به میزان بلوغ، خردمندی و شرایط موجود، سازوکارهایی برای مقابله می اندیشند که معمولا ماهیت محدود کنندگی دارد و در موارد زیادی با روال ها و فرایندهای موجود ما در تضاد و تعارض است. در فضای کسب و کار، سازمان هایی که چابکی را با کوچک سازی اشتباه نگرفته اند و معنای واقعی آن را که آمادگی برای پاسخگویی و واکنش مناسب به تغییرات محیط است را درک نموده اند، در برابر این محدودیت ها دچار آسیب جدی نمی شوند و چنانچه مدیران باهوشی داشته باشند، به سرعت محدودیت ها را به فرصت تبدیل می کنند. در همین مدت کوتاه، زیر سایه همین ویروس منحوس، شاهد رخدادهای تحول گونه ای در نحوه ارائه خدمات دستگاه ها بوده ایم که آموزش و پرورش به نظر نگارنده، بارزترین جلوه آن هاست.
دورکاری به عنوان یکی از محدودیت های تعیین شده به منظور کاهش شیوع ویروس، تدبیری است که در بسیاری از کشورها و سازمان ها عملیاتی شده است و بسیاری از تحول های از این قبیل را موجب شده است. چند روز پیش با دوستی که مدیرعامل یکی از شرکت های تابعه بود صحبت می کردم، صحبت های دلنشینی داشت و چشم اندازی ارزشمند را تصویر می نمود. مدیرانش و به ویژه حوزه منابع انسانی را جمع کرده بود دورهم، تاکید می کرد که دورکاری را حتما انجام دهند و با ناقضان آن برخورد کنند، اصرارداشت که ضوابط و سیستم های لازم برای اجرای دورکاری با استفاده از تجارب سایر سازمان ها و به آن طرف آبی ها، پیش بینی شود.
یکی از مدیران حاضر در جلسه مقاومت می کرد. از اهمیت کار شرکت و ضرورت حضور همه جانبه و همه ساعته می گفت و اجرای دورکاری را مساوی با تعطیلی قلمداد می کرد. آن مدیر هوشمند و خردمند به او گفت، من به الان و کرونا فکر نمی کنم، فکر می کنم اگر کارکنان من، همین کارها و وظیفه ها را بتوانند از منزل و در بستر الکترونیکی، انجام دهند، زیرساخت های اطلاعاتی شرکت ما در بستر دیجیتال تقویت می شود، سیستم های ارتباطی ما به روز می شود، هزینه های پشتیبانی شرکت از جمله تأمین فضای فیزیکی، گرمایش و سرمایش، نظافت، پذیرایی، کنترل های فیزیکی، ابزار اداری و … کاهش می یابد و مجبور خواهیم شد بسیاری از خدمات و فرایندهای خود را در بستر سیستم ارائه نماییم. این می تواند برای همیشه باشد و ما بدین ترتیب فرصتی را درک و ارزشی آفریده ایم.
آن مدیر نسل قدیم و گذشته محور، قانع نشد و رفت تا با بی میلی فکر کند که چگونه و با چه بهانه ای باز هم افراد را در محل کار حاضر کند. اما ذهن من چند روزی مشغول بود تا این که فرصتی برای نگارش این متن حاصل شد.
دورکاری آنگونه که بعضی مدیران فکر می کنند و می روند تا مجوزهایی برای برهم زدن و نقض آن از مراجع مربوطه بگیرند، تهدید و آسیب نیست. فرصتی است که اصرار و جدیت مدیریت برای استفاده از آن، قطعاً علاوه بر حفظ جان و سلامت همکاران و القای حس حمایت سازمانی به آنان، دستاوردهایی نظیر: 
۱- شکوفایی استعدادها برای طرح ایده های نو و کاربردی در روش های انجام کار
۲- توسعه سیستم های اطلاعاتی و بهره برداری از تمام ظرفیت های ارتباطی برای ایجاد امکان دورکاری، انجام وظایف و فرایندهای کاری از راه دور
۳- شکل گیری و بلوغ ضوابط و مقررات اداری نظیر حضور و غیاب، مرخصی، ارزیابی عملکرد و …. با رویکرد “عملکرد محوری” به جای “حضور محوری”
۴- مدیریت بهینه جلسات از طریق حذف جلسات غیر ضروری، کاهش زمان جلسات، توسعه ظرفیت های برگزاری جلسات وب کنفرانس و ویدئو کنفرانس
۵- بستر سازی برای جایگزینی سیستم های اتوماسیون کارتابل محور به فرایندمحور و بهره برداری ازسیستم های مدیریت فرایند و سایر ابزارهای الکترونیکی برای تعریف وظایف و اعمال کنترل های مدیریتی
۶- ایفای مسئولیت اجتماعی در راستای قطع زنجیره شیوع ویروس کرونا، پیشگیری از ابتلا و تبعات ناگوار بیماری
۷- ایفای مسئولیت اجتماعی در راستای حمایت از کادر خدوم و زحمتکش بخش درمانی
را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد.